Conciliación

1. Solicitud escrita o verbal de una de las partes, indicando:

• • Identificación completa de los interesados.

  • Hechos y pretensiones del conflicto.

  • Pruebas que se quieran hacer valer (si las hay).

2. Fotocopia del documento de identidad de los solicitantes.

3. En los casos que lo exijan: documentos soporte del conflicto (contratos, registros civiles, escrituras, facturas, etc.).

4. Pago de los costos notariales, de conformidad con la tarifa legal vigente (cuando aplique).

La audiencia de conciliación extrajudicial en derecho, solicitada ante notaría, deberá programarse y realizarse en el menor tiempo posible, procurando siempre la celeridad, la eficacia y la solución oportuna del conflicto.

La audiencia podrá suspenderse y reanudarse cuantas veces sea necesario, siempre que exista mutuo acuerdo entre las partes, garantizando con ello la posibilidad de alcanzar una solución consensuada y duradera.

De conformidad con el artículo 21 de la Ley 640 de 2001, modificada por el artículo 6 de la Ley 2220 de 2022, la etapa de conciliación deberá agotarse dentro de los 3 meses siguientes a la presentación de la solicitud. No obstante, las partes podrán prorrogar este término, de manera conjunta y expresa, por un período adicional de hasta 3 meses más, sin que se afecte la validez del trámite ni los efectos legales del acta de conciliación que eventualmente se suscriba.

De conformidad con lo previsto en el artículo 21 de la Ley 640 de 2001, modificado por el artículo 6 de la Ley 2220 de 2022, la presentación de la solicitud de conciliación extrajudicial en derecho suspende el término de caducidad por un (1) término de tres (3) meses, contados a partir de la fecha de radicación de dicha solicitud ante el centro de conciliación o ante la notaría competente.

Ahora bien, las partes podrán, de común acuerdo, prorrogar el trámite de conciliación hasta por tres (3) meses adicionales. No obstante, se aclara expresamente que durante este período de prórroga no opera la suspensión del término de caducidad, por lo cual corresponde a las partes actuar con diligencia y prudencia procesal frente a los efectos legales del vencimiento de los términos para ejercer las acciones respectivas.

Este aspecto debe ser tenido en cuenta de forma especial cuando se trata de pretensiones sometidas a término de caducidad, a fin de no ver afectado el derecho sustancial.

1. En Materia Civil

Son conciliables todos aquellos asuntos de naturaleza patrimonial o económica que no se encuentren expresamente prohibidos por la ley, siempre que:

• Sean susceptibles de transacción, desistimiento o disposición voluntaria por su titular.

• Se funden en relaciones jurídicas derivadas de la autonomía de la voluntad privada (negocios y contratos), o en disposiciones legales directas, como es el caso de la responsabilidad civil extracontractual.

Entre otros, pueden ser objeto de conciliación civil:

• Incumplimientos contractuales (compraventa, arrendamiento, permuta, mutuo, etc.).

• Entrega de bienes, saneamiento por evicción o vicios ocultos, o indemnización por perjuicios.

• Controversias sobre servidumbres y demás limitaciones al dominio.

• Disputas relativas al pago por derecho de mejoras.

• Responsabilidad civil contractual y extracontractual.

2. En Materia Comercial

Dentro del ámbito mercantil, se consideran conciliables, entre otros, los siguientes asuntos:

• Contratos de sociedad: Conflictos entre socios o entre estos y la sociedad, relativos al incumplimiento de aportes, reparto de utilidades, ejercicio de derechos de preferencia, disolución y liquidación.

• Arrendamientos de locales comerciales: Controversias sobre prórroga, renovación o terminación del contrato.

• Contratos financieros: Inclusión de conflictos relacionados con seguros (generales o de vida), créditos bancarios, responsabilidad financiera por parte de las entidades prestadoras del servicio.

• Títulos valores: Reclamaciones por incumplimiento de obligaciones incorporadas en cheques, pagarés, letras de cambio, entre otros.

• Contratos mercantiles en general: Incumplimientos, entrega de bienes, perjuicios derivados de la ejecución contractual.

• Responsabilidad civil comercial.

3. En Materia de Familia

En el ámbito del derecho de familia, los notarios podrán conocer de conciliaciones extrajudiciales en derecho respecto de:

• Custodia y régimen de visitas de niños, niñas, adolescentes o personas con discapacidad mental relativa.

• Obligaciones alimentarias.

• Declaración, disolución y efectos patrimoniales de la unión marital de hecho.

• Liquidación de la sociedad conyugal o patrimonial entre compañeros permanentes.

• Rescisión de partición en sucesiones.

• Conflictos sobre capitulaciones matrimoniales.

• Diferencias entre cónyuges relativas a la dirección conjunta del hogar o al ejercicio de la patria potestad.

1. En Materia Civil

No podrán ser objeto de conciliación los siguientes asuntos:

• Los relacionados con el estado civil de las personas, dado que sus derechos derivados son irrenunciables, imprescriptibles, intangibles e indisponibles. Esto incluye, entre otros, la identidad, el matrimonio, el parentesco, la filiación, la nacionalidad, etc.

• Derechos patrimoniales personalísimos, como el derecho al nombre o los derechos reales de uso y habitación, los cuales están ligados de forma directa a la persona y no admiten disposición por acuerdo conciliatorio.

• Negocios jurídicos sobre bienes de personas incapaces, como la enajenación o gravamen de bienes inmuebles, cesión de derechos hereditarios o división de inmuebles, sin que medie autorización judicial previa ni aprobación judicial posterior, según lo exige el ordenamiento jurídico para la protección de los intereses de menores e interdictos.

• Aquellos asuntos expresamente excluidos por la ley, bien por su naturaleza o porque requieren control de legalidad o intervención obligatoria de autoridad judicial o administrativa.

2. En Materia Comercial

Tampoco son conciliables en sede notarial los asuntos que versen sobre:

• Violación de secretos industriales o comerciales, por tratarse de hechos que podrían configurar conductas delictivas o afectar el orden público económico.

• La calidad de comerciante y sus obligaciones legales, dado que son cuestiones de orden público sujetas a control estatal y no a disposición privada.

• Los requisitos legales para la constitución de sociedades, ya que su verificación y validez corresponde a la autoridad registral o judicial, según el caso.

• La eficacia probatoria de los libros de comercio, cuya valoración compete exclusivamente al juez en sede judicial.

• La cancelación o reposición de títulos valores extraviados o hurtados, salvo lo relativo a la indemnización de perjuicios cuando haya lugar.

• Títulos valores falsos o controversias asociadas a la comisión de delitos, que deberán ventilarse ante las autoridades penales competentes. En todo caso, únicamente lo atinente a la responsabilidad civil y el resarcimiento de perjuicios puede ser objeto de conciliación.

• Inhabilidades del comerciante, las cuales tienen consecuencias legales que no admiten modificación por acuerdo entre particulares.

• Derechos ciertos e indiscutibles, ya que la conciliación implica un conflicto o incertidumbre real sobre el derecho invocado.

• Derechos ajenos, salvo que quien concurra tenga poder válido y suficiente para disponer de ellos conforme a derecho.

Recibida la solicitud de conciliación extrajudicial en derecho, y una vez verificada su admisión formal o la corrección de los requisitos exigidos, el conciliador procederá a fijar fecha y hora para la audiencia de conciliación dentro de los 10 días siguientes, la cual deberá celebrarse dentro de los 30 días siguientes a la admisión de la solicitud.

La citación a las partes se efectuará por el medio que el conciliador considere más expedito y eficaz, bien sea de manera personal, electrónica o por cualquier canal idóneo que garantice la comunicación efectiva, e incluirá de manera clara el objeto de la conciliación. 

Cuando la audiencia se convoque por medios virtuales —como videoconferencia, teleconferencia u otras plataformas—, esta circunstancia deberá informarse expresamente en el acto de citación, señalando los datos de conexión correspondientes. 

La presentación de la solicitud de conciliación extrajudicial en derecho suspende de pleno derecho el término de prescripción o de caducidad, según corresponda, a partir de su radicación formal.

Dicha suspensión se mantendrá hasta que se suscriba el acta de conciliación, se expida la constancia de no acuerdo o de imposibilidad de conciliación, o hasta el vencimiento del término de 3 meses contados desde la admisión de la solicitud, o de su prórroga por 3 meses adicionales, si las partes así lo acuerdan.

La suspensión solo operará por una vez y será improrrogable, en los términos establecidos por la ley.

Cuando una de las partes no comparezca a la audiencia de conciliación:

• Si la inasistencia es justificada, deberá informarse dicha circunstancia dentro de los 3 días siguientes a la fecha en que debió celebrarse la audiencia, aportando la prueba correspondiente.

• Si la inasistencia es injustificada, y la conciliación extrajudicial en derecho constituye requisito de procedibilidad, dicha conducta podrá ser valorada como indicio grave en contra de las pretensiones o excepciones de mérito que dicha parte llegue a presentar en un eventual proceso judicial sobre los mismos hechos.

Además, el juez competente podrá imponerle una multa de hasta 2 SMLMV, conforme lo dispone la ley.

El acta de conciliación presta mérito ejecutivo y hace tránsito a cosa juzgada, de conformidad con la ley. Escrita: Producirá plenos efectos jurídicos a partir de la firma de las partes y del conciliador. En caso de emplearse medios electrónicos, se entenderá perfeccionada desde que conste la aceptación expresa de las partes mediante mecanismos idóneos de autenticación.

En desarrollo del trámite de conciliación extrajudicial en derecho, el conciliador expedirá constancia al interesado, indicando de manera expresa:

• La fecha de presentación de la solicitud.

• La fecha en que se celebró o debió celebrarse la audiencia.

• El objeto del conflicto sometido a conciliación.

Según la circunstancia procesal, se aplicará lo siguiente:

• Inasistencia de una o ambas partes a la audiencia: Se dejará constancia, y la parte ausente deberá justificar su inasistencia dentro de los 3 días siguientes a la fecha prevista para la audiencia.

• Audiencia sin acuerdo: Se expedirá la constancia respectiva al finalizar la audiencia, indicando que no se logró acuerdo entre las partes.

• Asunto no conciliable o fuera de competencia: En caso de que el asunto no sea conciliable o no sea de competencia del conciliador, este expedirá constancia dentro de los 10 días calendario siguientes a la presentación de la solicitud, dejando constancia del motivo legal correspondiente.

Estas constancias surtirán efectos jurídicos conforme a la normatividad vigente y podrán ser aportadas dentro de un eventual proceso judicial como prueba del agotamiento del requisito de procedibilidad, cuando a ello hubiere lugar.