Definición:

Un documento notarizado y autenticado es la constancia de la legalidad de un documento privado que le permite a un ciudadano dejar constancia de sus negocios o trámites. En el caso de contratos de cualquier tipo, certifica debidamente sobre las fechas, cantidades, montos, compromisos y cláusulas y será de gran utilidad a futuro cuando se deba usar como referencia.

Reconocimiento De Firma Y Contenido De Documento Privado

Quienes hayan suscrito un documento privado podrán acudir ante el Notario para que este autorice el reconocimiento que hagan de sus firmas y del contenido de aquel. En este caso se procederá a extender una diligencia en el mismo documento o en hoja adicional, en que se expresen el nombre y descripción del cargo del Notario ante quien comparece; el nombre e identificaciones de los comparecientes; la declaración de estos de que las firmas son suyas y el contenido del documento es cierto, y el lugar y fecha de la diligencia, que terminará con las firmas de los declarantes y del Notario quien, además estampará el sello de la Notaría.

(Art. 68 del Decreto 960 de 1970)

Diligencia De Reconocimiento Para Personas Sordas, Ciegas O Que No Sepan Leer.

Si se tratare de personas ciegas, el Notario leerá de viva voz el documento, y si fuere consentido por el declarante, anotará esta circunstancia. Si entre los comparecientes hubiere sordos, ellos mismos leerán el documento y expresarán su conformidad, y si no supieren leer, manifestarán al Notario su intención para que establezca su concordancia con lo escrito y se cerciore del asentimiento de ellos tanto para obligarse en los términos del documento como para reconocer su contenido y rogar su firma. De otra manera, el Notario no practicará la diligencia.

(Art. 70 del Decreto 960 de 1970)

Reconocimiento De Firma

El Notario podrá dar testimonio escrito de que la firma puesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación de las dos. También podrá dar testimonio de que las firmas fueron puestas en su presencia, estableciendo la identidad de los firmantes.

(Art. 73 del Decreto 960 de 1970)

Diligencia De Reconocimiento Para Personas Que No Saben O No Pueden Firmar

Cuando se trate de personas que no sepan o no puedan firmar, en la diligencia de reconocimiento se leerá de viva voz el documento, de todo lo cual dejará constancia en el acta, que será suscrita por un testigo rogado por el compareciente, quien, además imprimirá su huella dactilar, circunstancia que también se consignará en la diligencia indicando cuál fue la impresa.

(Art. 69 del Decreto 960 de 1970)

Autenticación de copias.

Podrá autenticarse una copia mecánica o una literal de un documento, siempre que aquella corresponda exactamente al original que se tenga a la vista o que ésta comprenda la integridad del documento exhibido y lo reproduzca con entera fidelidad.

(Art. 74 del Decreto 960 de 1970)

Eliminacion de Huella Dactilar

Suprímase el requisito de imponer la huella dactilar en todo documento, trámite, procedimiento o actuación que se deba surtir ante las entidades públicas y los particulares que cumplan funciones administrativas.

Excepcionalmente, se podrá exigir huella dactilar en los siguientes casos:

  • Servicios financieros de entidades públicas.
  • Trámites propios del Sistema General de Seguridad Social en Pensiones.
  • Trámites ante Registro Públicos.
  • Trámites relacionados con el Pasaporte y la Cédula de Extranjería.
  • Visas y prórrogas de permanencia.
  • Escrituras públicas.
  • Visita a internos e internas en Establecimientos de Reclusión del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC-.
  • Cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad.
  • Autorización para la salida de menores del país.
  • Cesión de derechos.
  • Comercio de armas, municiones y explosivos
  • Otorgamiento de poderes.
  • Registros delictivos.
  • Trámites para el registro de víctimas y ayuda humanitaria
  • En todo caso, la exigencia de la huella dactilar será reemplazada por su captura mediante la utilización de medios electrónicos conforme a lo previsto en el presente Decreto.”
Requisitos
  1. Documento de identidad 
  2. Documento a autenticar 

NOTA: De acuerdo con el Art. 17 del Decreto Ley 019 de 2012, señala:

Procedimiento De Autenticaciones

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Y PAGO 

  • Identificación de los comparecientes 
  • Revisión de documentos a autenticar
  • Autenticación biométrica, para los casos que sean requeridos
  • Verificación de la tarjeta de firma y vigencia de la misma, para los casos de firma registrada.
  • Imposición de sellos.
  • Pago, cuyo valor será facturado de conformidad con los establecidos en la resolución 00773 de 26 de enero 2024 de la SNR

AUTORIZACIÓN Y ENTREGA 

  • Firma del notario
  • Digitalización en el repositorio que corresponda, cuando así lo disponga la normativa vigente. EJ. poderes permisos de salidas del país.
  • Entrega 
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