DEFINICIÓN:
Un documento notarizado y autenticado es la constancia de la legalidad de un documento privado que le permite a un ciudadano dejar constancia de sus negocios o trámites. En el caso de contratos de cualquier tipo, certifica debidamente sobre las fechas, cantidades, compromisos, cláusulas y será de gran utilidad a futuro cuando se deba usar como prueba documental.
RECONOCIMIENTO DE FIRMA Y CONTENIDO DE DOCUMENTO PRIVADO
Quienes hayan suscrito un documento privado podrán acudir ante el Notario para que este autorice el reconocimiento que hagan de sus firmas y del contenido de aquel. En este caso se procederá a extender una diligencia en el mismo documento o en hoja adicional, en que se expresen el nombre y descripción del cargo del Notario ante quien comparece; el nombre e identificaciones de los comparecientes; la declaración de estos de que las firmas son suyas y el contenido del documento es cierto, y el lugar y fecha de la diligencia, que terminará con las firmas de los declarantes y del Notario quien, además estampará el sello de la Notaría.
(Decreto-ley 960 de 1970, art. 68).
DILIGENCIA DE RECONOCIMIENTO PARA PERSONAS SORDAS, CIEGAS O QUE NO SEPAN LEER.
Si se tratare de personas ciegas, el Notario leerá de viva voz el documento, y si fuere consentido por el declarante, anotará esta circunstancia. Si entre los comparecientes hubiere sordos, ellos mismos leerán el documento y expresarán su conformidad, y si no supieren leer, manifestarán al Notario su intención para que establezca su concordancia con lo escrito y se cerciore del asentimiento de ellos tanto para obligarse en los términos del documento como para reconocer su contenido y rogar su firma. De otra manera, el Notario no practicará la diligencia.
(Decreto-ley 960 de 1970, art. 70).
RECONOCIMIENTO DE FIRMA
El Notario podrá dar testimonio escrito de que la firma puesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación de las dos. También podrá dar testimonio de que las firmas fueron puestas en su presencia, estableciendo la identidad de los firmantes.
(Decreto-ley 960 de 1970, art. 73).
DILIGENCIA DE RECONOCIMIENTO PARA PERSONAS QUE NO SABEN O NO PUEDEN FIRMAR
Cuando se trate de personas que no sepan o no puedan firmar, en la diligencia de reconocimiento se leerá de viva voz el documento, de todo lo cual dejará constancia en el acta, que será suscrita por un testigo rogado por el compareciente, quien, además imprimirá su huella dactilar, circunstancia que también se consignará en la diligencia indicando cuál fue la impresa.
(Decreto-ley 960 de 1970, art. 69).
AUTENTICACIÓN DE COPIAS
Podrá autenticarse una copia mecánica o una literal de un documento, siempre que aquella corresponda exactamente al original que se tenga a la vista o que ésta comprenda la integridad del documento exhibido y lo reproduzca con entera fidelidad.
(Decreto-ley 960 de 1970, art. 74).
ELIMINACIÓN DE HUELLA DACTILAR
Suprímase el requisito de imponer la huella dactilar en todo documento, trámite, procedimiento o actuación que se deba surtir ante las entidades públicas y los particulares que cumplan funciones administrativas.
Excepcionalmente, se podrá exigir huella dactilar en los siguientes casos:
- Servicios financieros de entidades públicas.
- Trámites propios del Sistema General de Seguridad Social en Pensiones.
- Trámites ante Registro Públicos.
- Trámites relacionados con el Pasaporte y la Cédula de Extranjería.
- Visas y prórrogas de permanencia.
- Escrituras públicas.
- Visita a internos e internas en Establecimientos de Reclusión del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC-.
- Cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad.
- Autorización para la salida de menores del país.
- Cesión de derechos.
- Comercio de armas, municiones y explosivos
- Otorgamiento de poderes.
- Registros delictivos.
- Trámites para el registro de víctimas y ayuda humanitaria
- En todo caso, la exigencia de la huella dactilar será reemplazada por su captura mediante la utilización de medios electrónicos conforme a lo previsto en el presente Decreto.”
(Decreto-ley 960 de 1970, art. 17).
REQUISITOS
- Documento de identidad
- Documento a autenticar
NOTA: De acuerdo con el Art. 17 del Decreto Ley 019 de 2012, señala:
Se podrá exigir huella dactilar en los siguientes casos:
-
- Servicios financieros de entidades públicas.
- Trámites propios del Sistema General de Seguridad Social en Pensiones.
- Trámites ante Registro Públicos.
- Trámites relacionados con el Pasaporte y la Cédula de Extranjería.
- Visas y prórrogas de permanencia.
- Escrituras públicas.
- Visita a internos e internas en Establecimientos de Reclusión del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC-.
- Cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad.
- Autorización para la salida de menores del país.
- Cesión de derechos.
- Comercio de armas, municiones y explosivos
- Otorgamiento de poderes.
- Registros delictivos.
- Trámites para el registro de víctimas y ayuda humanitaria
- En todo caso, la exigencia de la huella dactilar será reemplazada por su captura mediante la utilización de medios electrónicos conforme a lo previsto en el presente Decreto.
PROCEDIMIENTO DE AUTENTICACIONES
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Y PAGO
- Identificación de los comparecientes
- Revisión de documentos a autenticar
- Autenticación biométrica, para los casos que sean requeridos
- Verificación de la tarjeta de firma y vigencia de la misma, para los casos de firma registrada.
- Imposición de sellos.
- Pago, cuyo valor será facturado de conformidad con los establecidos en la resolución 00773 de 26 de enero 2024 de la SNR
AUTORIZACIÓN Y ENTREGA
- Firma del notario
- Digitalización en el repositorio que corresponda, cuando así lo disponga la normativa vigente. EJ. Poderes, permisos de salidas del país.
- Entrega
PREGUNTAS FRECUENTES
¿PUEDO AUTENTICAR UN DOCUMENTO EN LA NOTARÍA SI NO TENGO MI CÉDULA DE CIUDADANÍA?
Para poder realizar una diligencia de autenticación en la Notaría, así como cualquier otra diligencia, el usuario debe identificarse con el documento idóneo para dichos efectos (la cédula de ciudadanía para los nacionales colombianos). Excepcionalmente, en casos de urgencia calificada por el notario, podrá hacerlo con otro documento auténtico como el pasaporte o la licencia de conducción vigentes.
¿UN PAGARÉ LO AUTÉNTICA EL ACREEDOR O EL DEUDOR?
No existe obligación legal de autenticar los pagarés, pero las personas usualmente realizan esta diligencia por tener la seguridad de que quien suscribe ese título valor es la persona quien dice ser. En este orden de ideas, el que usualmente auténtica la firma es el deudor (u otorgante), quien es el que se compromete a pagar una determinada suma de dinero en favor del acreedor (o beneficiario).
¿PUEDO AUTENTICAR UNA PROMESA DE COMPRAVENTA EN LA QUE NO ESPECIFIQUE LA FECHA Y EL LUGAR EN QUE SE SUSCRIBIRÁ LA ESCRITURA DE COMPRAVENTA?
Las promesas de compraventa son documentos privados respecto de los cuales el notario no tiene la obligación de efectuar un control de legalidad, por cuanto esa responsabilidad recae sobre quienes suscriben el documento o sus asesores legales, en caso de que los haya contratado.
Por ser un documento privado del cual emanan obligaciones, si se desea realizar una diligencia ante Notario respecto de este, la que corresponde es el reconocimiento de firma y de contenido, con la cual el Notario lo que hace es identificar a quienes comparecen a suscribir el documento y con la diligencia se otorga lugar y fecha cierta al documento, y se da certeza de quien lo suscribió es quien dice ser.
Si el Notario, en un ejercicio de responsabilidad y diligencia frente a sus usuarios, decide a mera liberalidad revisar el documento y advierte la ausencia de un requisito legal como es el de especificar en la promesa la fecha y el lugar en que se suscribirá la escritura de compraventa[1]puede advertirlo a los usuarios y si a pesar de esto ellos insisten en realizar la diligencia, podrá autorizarla.
¿PUEDO AUTENTICAR UN PODER PARA VENDER UN INMUEBLE SIN ESPECIFICAR LA CÉDULA CATASTRAL?
De conformidad con lo establecido en el Art.89 de Ley 19 de 2012, los poderes deberán contener: identificación precisa del (los) inmueble(s), su ubicación, dirección, número de matrícula inmobiliaria y cédula catastral.
Si el poder se otorga por documento privado, aplica prácticamente la misma respuesta dada respecto de la pregunta anterior, es decir, que puede realizarse la diligencia de reconocimiento de texto y autenticación de firma, pero si el notario decide realizar la revisión del documento y advierte a los usuarios respecto del contenido del Art.89 de la Ley 19 de 2012 y estos insisten en realizar la diligencia, este podrá autorizarla, pero es bastante probable que cuando se presente el poder ante el Notario ante quien se pretenda realizar la compraventa, este no lo acepte por la ausencia del requisito legal antes mencionado.
¿CUÁL LA IMPORTANCIA DE AUTENTICAR DOCUMENTOS?
Un documento notarizado y autenticado es la constancia de la legalidad de un documento privado que le permite a un ciudadano dejar constancia de sus negocios o trámites. En el caso de contratos de cualquier tipo, certifica debidamente sobre las fechas, cantidades, montos, compromisos y cláusulas y será de gran utilidad a futuro cuando se deba usar como referencia.