Autenticaciones

DEFINICIÓN:

Un documento notarizado y autenticado constituye la constancia de la legalidad de un documento privado, lo cual le permite a un ciudadano dejar evidencia formal de sus negocios o trámites. En el caso de los contratos, sin importar su tipo, dicha certificación respalda debidamente las fechas, cantidades, compromisos y cláusulas pactadas, y resulta de gran utilidad en el futuro cuando sea necesario presentarlo como prueba documental.

RECONOCIMIENTO DE FIRMA Y CONTENIDO DE DOCUMENTO PRIVADO

Quienes hayan suscrito un documento privado podrán acudir ante el Notario para que este autorice el reconocimiento que hagan de sus firmas y del contenido del mismo. En tal caso, se procederá a extender una diligencia en el mismo documento o en hoja adicional, en la que se expresen: el nombre y la descripción del cargo del Notario ante quien se comparece; el nombre y las identificaciones de los comparecientes; la declaración de estos en el sentido de que las firmas son suyas y que el contenido del documento es cierto; así como el lugar y la fecha de la diligencia, la cual finalizará con las firmas de los declarantes y del Notario, quien además estampará el sello de la Notaría.

(Decreto-ley 960 de 1970, art. 68).

DILIGENCIA DE RECONOCIMIENTO PARA PERSONAS SORDAS, CIEGAS O QUE NO SEPAN LEER.

Si se tratare de personas ciegas, el Notario leerá de viva voz el documento y, si fuere consentido por el declarante, dejará constancia de esta circunstancia. Si entre los comparecientes hubiere personas sordas, ellas mismas leerán el documento y expresarán su conformidad; y si no supieren leer, manifestarán al Notario su intención, a fin de que este establezca su concordancia con lo escrito y se cerciore del asentimiento de los comparecientes, tanto para obligarse en los términos del documento como para reconocer su contenido y solicitar su firma. En caso contrario, el Notario no practicará la diligencia.

(Decreto-ley 960 de 1970, art. 70).

RECONOCIMIENTO DE FIRMA

El Notario podrá dar testimonio escrito de que la firma puesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación entre ambas. Así mismo, podrá dar testimonio de que las firmas fueron puestas en su presencia, dejando constancia de la identificación de los firmantes.

(Decreto-ley 960 de 1970, art. 73).

DILIGENCIA DE RECONOCIMIENTO PARA PERSONAS QUE NO SABEN O NO PUEDEN FIRMAR

Cuando se trate de personas que no sepan o no puedan firmar, en la diligencia de reconocimiento se leerá de viva voz el documento, dejando constancia de ello en el acta. Esta será suscrita por un testigo rogado por el compareciente, quien, además, imprimirá su huella dactilar, circunstancia que también se consignará en la diligencia, indicando cuál fue la huella impresa.

(Decreto-ley 960 de 1970, art. 69).

AUTENTICACIÓN DE COPIAS

Podrá autenticarse una copia mecánica o una copia literal de un documento, siempre que aquella corresponda exactamente al original que se tenga a la vista, o que esta comprenda la integridad del documento exhibido y lo reproduzca con entera fidelidad.

(Decreto-ley 960 de 1970, art. 74).

ELIMINACIÓN DE HUELLA DACTILAR

Suprímase el requisito de imponer la huella dactilar en todo documento, trámite, procedimiento o actuación que deba surtirse ante las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones administrativas.

Excepcionalmente, podrá exigirse la huella dactilar en los siguientes casos:

Servicios financieros de entidades públicas.
Trámites propios del Sistema General de Seguridad Social en Pensiones.
Trámites ante registros públicos.
Trámites relacionados con el pasaporte y la cédula de extranjería.
Visas y prórrogas de permanencia.
Escrituras públicas.
Visitas a internos e internas en establecimientos de reclusión del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario – INPEC.
Cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad.
Autorización para la salida de menores del país.
Cesión de derechos.
Comercio de armas, municiones y explosivos.
Otorgamiento de poderes.
Registros delictivos.
Trámites para el registro de víctimas y ayuda humanitaria.

En todo caso, la exigencia de la huella dactilar será sustituida por su captura mediante la utilización de medios electrónicos, conforme a lo previsto en el presente Decreto.

(Decreto-ley 960 de 1970, art. 17).

REQUISITOS

Documento de identidad
Documento a autenticar

NOTA: De acuerdo con lo dispuesto en el Art. 17 del Decreto Ley 019 de 2012, se podrá exigir la huella dactilar en los siguientes casos:

Servicios financieros de entidades públicas.
Trámites propios del Sistema General de Seguridad Social en Pensiones.
Trámites ante registros públicos.
Trámites relacionados con el pasaporte y la cédula de extranjería.
Visas y prórrogas de permanencia.
Escrituras públicas.
Visitas a internos e internas en establecimientos de reclusión del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario – INPEC.
Cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad.
Autorización para la salida de menores del país.
Cesión de derechos.
Comercio de armas, municiones y explosivos.
Otorgamiento de poderes.
Registros delictivos.
Trámites para el registro de víctimas y ayuda humanitaria.

En todo caso, la exigencia de la huella dactilar será sustituida por su captura mediante la utilización de medios electrónicos, conforme a lo previsto en el presente Decreto.

PROCEDIMIENTO DE AUTENTICACIONES

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Y PAGO

Identificación de los comparecientes
Revisión de documentos a autenticar
Autenticación biométrica, para los casos que sean requeridos
Verificación de la tarjeta de firma y vigencia de la misma, para los casos de firma registrada.
Imposición de sellos.
Pago, cuyo valor será facturado de conformidad con los establecidos en la resolución 00773 de 26 de enero 2024 de la SNR

AUTORIZACIÓN Y ENTREGA

Firma del notario
Digitalización en el repositorio que corresponda, cuando así lo disponga la normativa vigente. EJ. Poderes, permisos de salidas del país.
Entrega

PREGUNTAS FRECUENTES

¿PUEDO AUTENTICAR UN DOCUMENTO EN LA NOTARÍA SI NO TENGO MI CÉDULA DE CIUDADANÍA?

No. Para autenticar un documento en la Notaría, el ciudadano colombiano debe identificarse con su cédula de ciudadanía vigente. Excepcionalmente, en casos de urgencia calificada por el notario, podrá aceptarse otro documento auténtico como el pasaporte o la licencia de conducción vigente.

¿QUIÉN DEBE AUTENTICAR UN PAGARÉ: EL ACREEDOR O EL DEUDOR?
La autenticación no es obligatoria, pero usualmente se autentica para dar seguridad sobre la identidad del firmante. Generalmente, quien autentica es el deudor, ya que es quien se obliga en el pagaré.

¿PUEDO AUTENTICAR UNA PROMESA DE COMPRAVENTA SIN INDICAR LA FECHA Y LUGAR DE FIRMA DE LA ESCRITURA?
Sí. Al ser un documento privado, puede realizarse la diligencia de reconocimiento de firma y contenido. No obstante, el notario, como medida de responsabilidad, puede advertir la omisión del requisito legal establecido en el artículo 1611 del Código Civil y el artículo 89 del Decreto 960 de 1970. Si los comparecientes insisten, el notario puede autorizar la diligencia.

¿PUEDO AUTENTICAR UN PODER PARA VENDER UN INMUEBLE SIN INCLUIR LA CÉDULA CATASTRAL?
Puede hacerse el reconocimiento de firma y contenido, pero se recomienda incluir todos los datos exigidos por el artículo 89 de la Ley 1579 de 2012 (dirección, matrícula inmobiliaria, cédula catastral). Si falta alguno, el notario podrá advertirlo; sin embargo, el poder podría no ser aceptado en el momento de la venta del inmueble por carecer de los requisitos legales.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE AUTENTICAR UN DOCUMENTO?
Porque da fe de la identidad de quien firma y otorga fecha cierta al documento. En documentos privados, como contratos o declaraciones, la autenticación les otorga mayor valor probatorio y seguridad jurídica.