En la Notaría primera del Círculo de San Gil, nos esmeramos por solucionar las diferentes inquietudes de la ciudadanía, desde el primer momento de atención al usuario, garantizando una satisfacción inmediata y el retorno de los mismos a nuestras instalaciones, lo cual es nuestra mayor satisfacción.
El equipo de trabajo tiene clara la información sobre los procesos a seguir, lo que conlleva a buenos resultados reflejados en el Informe estadístico Notarial; como aumento de escrituras, biometrías, autenticaciones , declaraciones, conciliaciones , apoyos a personas en situación de discapacidad, insolvencias etc. dando respuesta satisfactoria a los usuarios y por supuesto a nuestro ente vigilador Superintendencia de Notariado y Registro, quien ejerce los programas de auditorías, revisando si los procedimientos y las actividades que la notaría debe desempeñar, se están realizando de la manera correcta como lo indica la ley.
1.- PROCESO DE SELECCIÓN DE PLANTA FÍSICA
Es importante que la empleadora, trabajadores y en especial nuestros usuarios se sientan cómodos en el sitio de prestación del servicio . El local cuenta con suficiente área de desplazamiento para los usuarios. Cuenta con cuatro baterías de baños al servicio del público, estando uno debidamente adecuado para personas c en situación de discapacidad, acorde a la ley 1618 de 2013, art 14 numeral 6.
En la entrada de la edificación permite el acceso de perros guía, sillas de ruedas, bastones y demás elementos o ayudas necesarias, por parte de las personas que presenten dificultad o limitación para su movilidad y desplazamiento.
Se dispone de sistemas de guía de braille e información para las personas invidentes o con visión disminuida que facilite y agilice su desplazamiento seguro y efectivo.
VERIFICACION LOCAL
- La Notaria está ubicada en la carrera 10 # 10 -25, local 102, del Municipio de San Gil, Santander, en la zona céntrica, a cuadra y media en línea recta del parque principal y con fácil visibilidad y acceso al público.
- El local ofrece excelentes condiciones de presentación y comodidad para los usuarios del servicio, dando cumplimiento al Decreto 960 de 1079 art 159.
- Su archivo cuenta con seguridad y fue remodelado una parte y gran parte del mismo fue construido para la nueva sede, el cual se observa limpio y organizado. Los tomos del protocolo, están cocidos y encuadernados debidamente, presentando la mayor seguridad de integridad y conservación, al final de cada uno de ellos se encuentra la nota de clausura, dando cumplimiento al Decreto 960 de 1970 art 108, art 113.
- El local posee buena ventilación, y cuenta con aire acondicionado.
- Cuenta con excelente iluminación natural y en paneles de luz led.
- El local, cuenta con las siguientes áreas acordes para la prestación del servicio, ubicadas en sus tres niveles.
PRIMER PISO
- Área de cartelera de edictos.
- Área de atención al usuario, jefe de personal, con su respectivo aviso.
- Área de ventanilla de atención preferencial, en Biometría y Autenticaciones, con su respectivo aviso, a fin de atender de manera prioritaria personas en situación de discapacidad, dando cumplimiento a la ley 1618 de 2013 art 14, numeral 7, ley 1275 de 2009, art 1; en relación con el enanismo.
- Área de caja, con su respectivo aviso.
- Continuación ventanilla área de biometría y autenticaciones, con su respectivo aviso.
- Área de despacho Notarial, con su respectivo aviso.
- Área de asistencia de Notaria con ventanilla de atención preferencial, con su respectivo aviso. ley 1618 de 2013 art 14, numeral 7 – ley 1275 de 2009, art 1; en relación con el enanismo.
- Área de escrituración de divisiones materiales
- Área de escrituración en donde se otorgara y autorizara reglamentos de propiedad horizontal e hipotecas, con su respectivo aviso.
- Área de sala de espera o descanso que dispone de espacios para los usuarios en silla de ruedas, y permite su permanencia, sin obstruir las zonas de circulación.
- Área de cartelera de publicaciones, con su respectivo aviso.
SEGUNDO PISO
- Accesibilidad de las personas por escaleras que cuentan con, equipamientos, bordillos, pasamanos y agarraderas, y señalización de advertencia y precaución, en cuanto al uso de pasamanos.
- Área de escrituración compraventas y otros, con su respectivo aviso.
- Área de sucesiones, con su respectivo aviso.
- Área de sala de espera, con su respectivo aviso.
- Área de lectura de escrituras, con su respectivo aviso.
- Área de conciliación y sala de juntas, con su respectivo aviso.
TERCER PISO
- Accesibilidad de las personas por escaleras, que cuentan con equipamientos, bordillos, pasamanos, agarraderas, y señalización de advertencia y precaución, en cuanto al uso de pasamanos.
- Área de sala de espera.
- Área de arreglo de escrituras y copias, con su respectivo aviso.
- Área de archivo, con su respectivo aviso.
- Área de registro civil y declaraciones extraprocesales, con su respectivo aviso.
- Área de salón de matrimonios, con su respectivo aviso.
- Área de protocolo de escrituración, con su respectivo aviso.
- Área de cafetería, con su respectivo aviso.
2.- PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL
El éxito de cualquier organización depende de la calidad del personal electo para el trabajo. Por lo tanto, el procedimiento de selección es una de las más importante para la gestión de nustra institucion.
Pasos para un proceso de selección de personal efectivo
- Analizar las necesidades.
- LLamamiento de personal .
- Preselección.
- Pruebas.
- Entrevista.
- Valoración y decisión.
- Salud ocupacional.
- Contratación e incorporación.
- acompañamiento continuo desde el día cero al trabajador que le brinda tranquilidad y seguridad dentro de la empresa. (nunca dejarlo solo)
3.- PROCESO DE SELECCIÓN DE HERRAMIENTAS EN EL TRABAJO
Es de gran relevancia cuando se quiere organizar las personas darles herramientas útiles que permitan desarrollar con comodidad y eficiencia el trabajo a realizar, se escucha permanentemente al personal en sus necesidades, garantizando el uso de los recursos de manera óptima para poder ofrecer la mejor calidad en todos los servicios ofrecidos.
| Acción a realizar | Propósito | Importancia |
| Organizar y seleccionar | Revisar que efectivamente se tiene lo necesario y que está en funcionamiento. |
Evita tener elementos innecesarios que puedan ocasionar distracción en el trabajo diario |
| Ordenar | Poner las herramientas de trabajo en el lugar más eficiente. |
Genera hábito y que cualquier compañero que llegue a desempeñar su cargo sepa dónde están las cosas sin perder tiempo |
| Limpiar | Mantener limpias las áreas de trabajo |
Reducir costos de mantenimientos, evitar accidentes y mantener un ambiente laboral agradable |
| Cuidar | Que las herramientas de trabajo se mantenga y no se dejen deteriorar. | Mantener el hábito en el cuidado de los instrumentos entregados -computadores-fotocopiadora- equipo de biometría etc. |
| Autodisciplina |
Generar el compromiso del personal con el proceso de la notaria. |
Lograr el cuidado día a día. |
4.- SELECCION DE CAPACITACIONES
Buscamos instruir a todo nuestro personal con el objetivo de expandir sus conocimientos, habilidades y aptitudes de esta forma siempre prestaremos un servicio eficiente y actualizado a todos los nuevos parámetros que se vengan presentando.
Perfeccionamiento de las habilidades existentes y el desarrollo de nuevas funciones .
- Perfeccionamiento de las habilidades existentes y el desarrollo de nuevas funciones .
Los colaboradores pueden frustrarse ante un estancamiento profesional, pues cuando ingresan a prestar el servicio desean desarrollar su propia carrera y tener un crecimiento personal.
La capacitación es clave para mejorar sus habilidades actuales y brindarles nuevas herramientas para enfrentar los desafíos futuros.
Incrementar la productividad
La capacitación y desarrollo de las habilidades y procesos de trabajo de cada uno de los empleados mejora el desempeño, tanto en sus puestos de trabajo, como al colaborar con el resto del equipo.
Formar profesionales líderes
Un personal capacitado y productivo es capaz de desempeñarse correctamente de forma individual o colectiva a fin de alcanzar la misión, visión y valores de la Notaría .
Aumenta la retención del conocimiento
Organizamos capacitaciones enfocadas a actualizar las nuevas directrices, leyes, decretos , resoluciones , circulares y temas de interés, buscando la actualización en la prestación del servicio.
Tienen como objetivo expandir los conocimientos , hablilidades y aptidues de los trabajadores y constituyen una fuente de mejoramiento.